1949年10月，中华人民共和国中央人民政府成立。有中国特色的社会主义档案事业就此展开。建国初期，收集，抢救明清时期和民国政府的档案和逐步建立各级机关、企业、事业单位档案工作成为当时全国档案工作的主要内容。由于没有统一的档案管理制度，大规模的档案干部普及培训没有开展，加之经济条件的限制，档案工作出现了普遍不规范现象。建立全国性档案管理机构以加强对档案工作的统一领导，是解决这些问题的根本措施。
苏联专家的意见
成立全国性档案管理机构的设想最先源于前苏联专家的意见。1950年，苏联专家米留申先后于6月5日、7月20日、8月10日三次致信政务院总理，建议成立国家档案局，成立五个中央国家档案馆，制定全国统一的文书档案工作制度、全国统一的标准的文件材料保管期限一览表等。1954年年初，当时在中国人民大学工作的前苏联专家谢列滋涅夫提出了整顿全国档案工作意见和建议。他指出，当务之急是“请中央一个关于档案工作的指示，以督促各方面的注意和重视，并请中央设立领导全国党、政，军档案工作的机构。”
这一意见受到中共中央委员、中国人民大学校长吴玉章的重视。3月12日，吴玉章写信给中共中央办公厅主任杨尚昆、政务院秘书长，转告上述意见和建议。7月2日，中共中央办公厅秘书处处长曾三致函秘书长，建议成立档案管理局。
1954年10月31日，国务院召开第二次全体会议，讨论通过向全国人民代表大会常务委员会所作的关于批准国务院下设20个直属机构的报告。其中包括国家档案局。11月8日，在第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议上，根据国务院总理的提议。国务院设立直属机构――国家档案局的建议获得批准。
11月10日国务院发出(54)国政习字第六号通知，国务院下设的20个直属机构中包括国家档案局。
曾三出任国家档案局首任局长
11月20日，国务院总理任命中共中央秘书局局长曾三为国家档案局局长。1955年2月17日国务院任命张中为国家档案局副局长。1956年10月10日国务院任命洛风、郝化村、邱兰标为国家档案局副局长。
曾三上任之后，确定国家档案局的职能和机构设置成为首要工作。1954年11月26日，局长曾三主持研究国家档案局的组织机构问题，参加人员有中共中央秘书局副局长裴桐、中共中央秘书局田风起、国家档案局筹备人员王明哲、胡明诚和国务院秘书厅档案科章波。12月16日，国家档案局筹备小组成立，于青来为组长，王明哲、胡明诚为副组长。12月20日，局长曾三召集会议，讨论《国家档案局组织条例》。
1955年5月20日，国务院秘书长第十六次会议讨论了《国家档案局暂行组织简则》和《国家档案局一九五五年工作计划要点》。8月26日国务院秘书长第23次会议上，讨论《国家档案局组织简则》和组织编制等问题。《国家档案局组织简则》在11月19日召开的国务院常务会议上得到批准。11月25目，国务院(55)国秘常字第二一八号通知宣布《国家档案局组织简则》获得批准。
《国家档案局组织简则》中规定：“国家档案局在国务院直接领导下，掌管国家档案事务”。具体任务是“在统一管理国家档案工作的原则下，建立国家档案制度，指导和监督各级国家机关和人民团体的档案工作；负责全国国家档案馆网的规划，并筹建和领导国家档案馆，研究和审查国家档案文件材料的保存价值、保管期限标准，并监督和审议有关国家档案文件材料的销毁问题。草拟有关国家档案工作的法规性文件。办理国务院交办的其他有关国家档案事务。”《国家档案局组织简则》还规定了国家档案局的内部机构、人员设置、工作制度和其他部门之间的关系等。
《国家档案局组织简则》明确了国家档案局下设办公室、机关档案室工作指导处、档案馆工作指导处、组织处、编译室等内部机构，同时设档案评审委员会。
国家档案局设局长1人，主持全面工作。设副局长若干人，协助局长工作。各处设处长、副处长，各室设主任、副主任。评审委员会由局长兼任，委员由各方面的档案专家和适当人员兼任。
根据1955年6月25日上报国务院副秘书长杨放之并转编制工资委员会的《国家档案局暂行组织编制及业务职掌》文件，国家档案局编制为89人(局长3人，局长秘书1人，处科级干部22人，一般干部59人，勤杂4人)。在各处室中，办公室15人。档案室工作指导处19人，档案馆工作指导处22人。组织处10人，编译室11人，档案评委会4人(兼职)。
1954年12月28日，国家档案局成立临时党支部。
1954年12月18日，国务院秘书厅发出(54)国秘常字第二十四号文，发送国家档案局印章一枚。12月22日，该印章正式启用。
1955年3月15日，国务院发出(55)国秘常第五十二文，颁发带有中华人民共和国国徽的国家档案局印章。3月21日，国家档案局以(55)档字零四三号文宣布正式启用该印章。
国家档案局直属机构的变化
这一时期，国家档案局的直属机构还发生了变动。
1955年2月9日国务院秘书厅和国家档案局联合发出(55)国秘常字第二十七号文。该文内容是：从2月15日起，将东北、华东、中南、西南、西北区临时档案保管处和华北档案保管组，移交给国家档案局领导。2月16日，华北档案保管组并入国家档案局。1956年1月6日，国家档案局以档办字零一五号文宣布：经国务院秘书长批准，原各大区临时档案保管处，分别更名为国家档案局沈阳管理处、上海管理处、武汉管理处、重庆管理处和西安管理处。
1955年10月21日的国务院秘书长第26次会议上，同意国家档案局接收故宫博物院附设的明清档案馆。同年12月26日故宫博物院档案馆与国家档案局举行交接仪式。国家档案局接管皇史，并将故宫博物院档案馆更名为第一历史档案馆。1958年6月改名为明清档案馆。中央档案馆建成以后，该馆并人中央档案馆改称明清档案部，所藏档案仍在故宫旧址。1963年12月恢复使用中国第一历史档案馆的名称。
1955年1月17日，国家档案局和中共中央办公厅秘书局发出《关于发行(档案工作)的通知》。3月14日，国务院秘书长同意了国家档案局报送的《档案工作出版简则》和《档案工作稿约》两个文件。1957年4月28日，档案工作编辑委员会由张中、裴桐、吴宝康等13人组成。其中张中为主任委员，裴桐、于青来为副主任委员。
1956年4月，国家档案局在《国家档案局及所属单位七年(1956-1962年)干部工作计划(草案)》中进一步明确了干部编制。1956-1957年，“国家档案局在原有编制干部85人的基础上又根据客观的需要在两年内须扩编为111人，即局长1人、副局长2人，局长秘书1人，处长、主任14人，科长2人，业务干部72人。局下设八个机构，即办公室、组织处、机关档案室工作指导处、档案馆工作指导处、技术档案室工作指导处、编译室、档案评审委员会、研究室”。至1962年，国家档案局还将计划增设统计利用和干部教育处，扩大办公室和研究室。共计干部编制为168人，其中局长4人，处长20人，科长30人，业务干部114人。
1957年12月12日，档办字(57)0493号文件决定撤销组织处，有关人事、组织方面的业务合并到办公室。
1958年6月24日国务院同意国家档案局设办公室、档案室工作指导处、档案馆工作指导处，研究室等机构，编制总额为42人。包括局长1人、副局长3人、秘书1人、办公室10人、机关档案工作指导处10人、档案馆工作指导人8人、研究室8人。
至此，国家档案局的内部机构开始正常运转。
国家档案局的成立，体现了党和国家对档案工作的重视，我国档案事业的发展也有了组织保证。国家档案局的成立，标志着新中国档案工作步入新的发展阶段。国家档案局作为全国档案事业的领导机关，通过制定档案工作的规章制度，贯彻集中统一的管理原则，推动全国档案事业的发展。
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